Le tableau de bord
Élèves actifs, professeurs, familles, taux de présence du jour et demandes à traiter, dès la page d'accueil du portail.
Direction et direction culturelle
Un logiciel de gestion pour diriger un conservatoire ou une école de musique
Scolarité, finances et pédagogie partagent les mêmes données. La direction dispose à tout moment des effectifs, des recettes et de l’activité de chaque site.
Les chiffres de l'établissement, toujours à jour
Inscriptions, recettes, occupation des salles et activité pédagogique alimentent des tableaux de bord consultables à tout moment. Les tableaux croisés et les exports Excel répondent aux demandes de la collectivité et du conseil d'administration.
Statistiques et pilotage
Une régie de recettes qui dialogue avec la trésorerie
Les cotisations se calculent selon votre délibération tarifaire. Paiements en ligne, prélèvements et règlements au guichet se rapprochent des factures, et les fichiers partent directement vers la trésorerie.
Facturation et régies
Cursus, cycles et parcours artistiques suivis dans la durée
Le dossier de l'élève conserve son parcours d'une année sur l'autre : disciplines, cycles, évaluations, examens et diplômes. Les réinscriptions reprennent ces informations sans ressaisie.
Scolarité et dossier élève
Indicateurs de pilotage
Plus de 50 statistiques à votre disposition
Les chiffres se consultent à tout moment, site par site, sans tableur intermédiaire.
Effectifs et remplissage
Taux de remplissage des cours, listes d'attente par discipline, répartition des élèves par commune de résidence.
Finances
Recettes encaissées, restes à recouvrer et impayés, par régie et par site.
Exports
Tableaux croisés et exports Excel, pour la collectivité comme pour le conseil d'administration.
Secrétariat, accueil et régie
Le quotidien des équipes administratives
Inscriptions à traiter, présences à suivre, salles à ouvrir, encaissements au guichet : les agents disposent d’un espace qui reprend leurs tâches de la journée.
Gestion administrative
Dossiers des élèves et des familles, pièces justificatives, documents de l'année et courriers types.
Présences et tâches
Suivi des présences, des absences à justifier et des demandes en attente, réparties entre les agents.
Locaux et ressources
Ouverture des salles, réservations, matériel et partitions prêtés aux élèves.
Encaissements au guichet
Règlements reçus sur place enregistrés dans la même interface que les paiements en ligne.
Listes d'élèves
Listes filtrées par site, discipline, cycle ou situation, exportables et utilisables pour un envoi ciblé.
Communication courante
Messages aux familles d'un cours, d'une discipline ou d'un site, et réponses centralisées.
Locaux et ressources
Salles, instruments et partitions suivis au même endroit
L’occupation des salles et l’inventaire du matériel se gèrent dans Nyumba, avec les droits de chacun.
Occupation des salles
Le planning montre l'occupation de chaque salle, site par site, heure par heure.
Réservation encadrée
Chaque salle a son administrateur ; les enseignants réservent selon les droits qui leur sont accordés.
Conflits signalés
Deux cours sur la même salle au même créneau sont détectés au moment de la réservation.
Partitions et matériel
Inventaire des instruments, des partitions et du matériel, avec l'état des stocks.
Prêts et retours
Prêt d'un instrument à un élève, caution, date de retour attendue et restitution enregistrée.
Vue d'ensemble
Ce qui est prêté, ce qui est disponible et ce qui doit revenir avant la fin de l'année.
Habilitations et responsabilités
Chacun accède à ce qui le concerne, et seulement à cela
Les droits se règlent par profil et par site. L’établissement reste responsable des données qu’il traite et des contenus publiés en son nom.
Profils et sites
Direction, agents, enseignants et familles disposent de droits distincts, ajustables site par site.
Enseignants
L'accès porte sur les élèves que l'enseignant suit, et sur les informations utiles à ses cours.
Informations réservées
Les informations utiles à l'accueil de l'élève restent accessibles aux seules personnes habilitées par l'établissement.
Accès de l'éditeur
L'intervention de l'éditeur reste exceptionnelle, encadrée et tracée.
Journaux de connexion
Les créations et les modifications conservent leur date, leur heure et leur auteur.
Signalement d'un contenu
Un contenu peut être signalé ; une procédure encadrée conduit à son examen et, s'il y a lieu, à son retrait.
Droits d'auteur
Les contenus partagés gardent la trace de leur statut
À chaque partage d’une partition, d’un enregistrement ou d’un document, l’enseignant ou l’élève déclare si le contenu est libre de droits ou s’il dispose de l’autorisation de l’ayant droit. La direction dispose ainsi du suivi des contenus diffusés dans son établissement, et peut demander le retrait de l’un d’eux.
Déclaration à chaque partage
Libre de droits, ou couvert par une autorisation : le statut est renseigné au moment du partage.
Suivi des contenus
Les contenus partagés sont consultables avec leur statut et leur auteur.
Retrait sur demande
Un contenu peut être retiré à la demande de la direction ou de l'ayant droit.
Finances et scolarité
Ce que la régie et la scolarité couvrent en pratique
Régie de recettes
- Plusieurs régies suivies séparément, avec leur clôture
- Remboursements et avoirs
- Échéanciers et paiement fractionné
- Paiement en ligne par carte bancaire
- Prélèvement SEPA et règlements reçus au guichet
- Fichiers destinés au comptable public
Scolarité et examens
- Cycles, parcours et orientation d'une année sur l'autre
- Listes d'élèves pour les examens, avec l'ordre de passage
- Jurys et procès-verbaux produits automatiquement
- Attestations et documents de fin de cycle
- Listes d'attente par discipline
- Statistiques réglementaires attendues par la collectivité
Un site ou un réseau
De l'école communale au conservatoire intercommunal réparti sur plusieurs sites et comptant plusieurs milliers d'élèves.
De 1 à 6 mois de déploiement
Selon la taille et la complexité de l'établissement, reprise des données comprise.
Une équipe réactive
Portail de tickets du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, avec une prise en charge sous 4 heures. Un chef de projet dédié suit l'établissement de la reprise des données à la mise en service.
Présentez-nous votre établissement
Effectifs, sites, disciplines, circuit comptable : la démonstration part de votre organisation.