Politique de sécurité et de confidentialité des données personnelles

Champ d’application

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de la plateforme Nyumba et les clients de la société K-ZAM des conditions dans lesquelles leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées et protégées.

Cette politique s’applique uniquement dans la mesure où Nyumba traite, co-traite ou sous-traite des données personnelles qui proviennent de l’Union Européenne, ou qui sont soumises à la législation Européenne sur la protection des données, pour la mise en œuvre de ses prestations de services.

Nyumba permet notamment l’accès à des ressources pédagogiques, la communication entre les élèves et les enseignants, la gestion et le suivi pédagogique et administratif des élèves, et la communication avec les établissements.

La présente politique de confidentialité est établie dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), de la loi n°78/17 du 06 janvier 1978 modifiée (Informatique et Libertés) et aux recommandations de la Cnil relatives aux traitements de données dans le secteur éducatif.

Définitions

Données à caractère personnel : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ;

Traitement de données : désigne toute opération portant sur des données personnelles (collecte, enregistrement, conservation consultation, transmission etc.)

Utilisateur : désigne toute personne disposant d’un accès à NYUMBA.

Responsables de traitement

Responsable du traitement

Le responsable de traitement est l’établissement scolaire auprès duquel les élèves sont inscrits.

Editeur de la plateforme

La société K-ZAM, société par actions simplifiée au capital de 107 628,78 euros, dont le siège social est situé 10-4 rue Léon Paulet 13008 Marseille immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 438 802 639, prise en la personne de son représentant légal en exercice dûment habilité à l’effet des présentes.

lorsque la société K-ZAM met en œuvre des traitements de données à caractère personnel afin de lui permettre d’assurer la gestion, la facturation, le suivi des dossiers de ses clients ainsi que la prospection, elle agit en qualité de responsable de traitement.

lorsque la société K-ZAM met en œuvre les traitements réalisés dans le cadre de l’application Nyumba pour le compte des établissements scolaires, elle agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

Elle traite les données personnelles uniquement sur instruction du responsable de traitement.

Coordonnées de la personne en charge du service des données personnelles chez Nyumba

Les coordonnées de la personne en charge des questions relatives aux données personnelles et du droit des personnes chez Nyumba sont les suivantes :

Monsieur Julien PALAYODAN délégué à la protection des données

Email : julien@nyumba-app.com

Tél : 04.91.03.49.39

Adresse postale

K-ZAM

Application Nyumba
Informatique et Libertés

10-4 rue Léon Paulet

13008 Marseille

Finalités

Les traitements mis en œuvre par K-ZAM en qualité de responsable de traitement ont pour finalités d’effectuer l’ensemble des opérations nécessaires pour la gestion, la mise en œuvre et le suivi des prestations suivantes :

• gestion des prestations de services délivrées par K-ZAM et des services associés, le cas échéant ;
• abonnements aux newsletters ;
• gestion des fichiers clients/prospects ;
• traitement des demandes d’information ;
• Dans le cadre de l’application Nyumba, les données personnelles sont sous-traitées par K-ZAM pour les finalités suivantes :
• gestion de la comptabilité : il concerne les règlements relatifs au coût de la scolarité ; gestion de la vie scolaire : il concerne les bulletins de note, la gestion des absences, la gestion des inscriptions, réinscriptions des élèves, et des sorties scolaires ;
• gestion de la pédagogie : il concerne les échanges entre enseignants et élèves pour le suivi pédagogique ;
• gestion de la communication : il concerne les messages échangés entre les établissements, les enseignants, les parents et les élèves
• administration et sécurité du système : il concerne la gestion des authentifications, la maintenance technique et la sécurité informatique ;
• pilotage : statistiques et reporting : produire des statistiques en temps réel pour le pilotage administratif et stratégique.

Bases légales des traitements

Les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

• les traitements nécessaires à la gestion pédagogique et administrative des élèves sont réalisés dans le cadre de la mission de service public de l’éducation ;
• certains traitements peuvent être nécessaires à l’exécution du contrat de prestation de service Nyumba ;
• l’intérêt légitime pour les traitements nécessaires à la sécurité, à la prévention des fraudes et à l’amélioration du service ;
• le consentement pour des traitements spécifiques lorsque cela est nécessaire.

Données collectées et modalités de collectes

Pour la gestion de ses prestations K-ZAM traite les données suivantes :

• traitement des demandes d’informations : nom, prénom, adresse mail, téléphone : collectées via les sites internet, emails reçus et autres demandes : collectées directement auprès des personnes concernées ;
• gestion des prestations et des clients/prospects : nom, prénom, mail, adresse, numéro de téléphone, données financières de facturation collectées directement auprès des personnes concernées ;
• gestion des abonnements aux newsletters : nom, prénom, mail : collectées directement auprès des personnes concernées.

Pour la gestion de la prestation Nyumba, K-ZAM sous-traite les données suivantes :

• traitement « gestion de la comptabilité » : en plus des données personnelles collectées pour la gestion des inscriptions/réinscriptions, le revenu fiscal, la part fiscale, le quotient familial, le mode de facturation, données de paiements, adresse de facturation. Les données sont collectées auprès des établissements ou directement auprès des personnes concernées ;
• traitement relatif à la vie scolaire, à la pédagogie et à la communication : civilité, nom, prénom, date de naissance, mail, adresse, numéro de téléphone, CSP, intérêts (sport, cuisine, musique…) informations relatives à des allergies ou un handicap, numéro de sécurité sociale. Ces données sont collectées auprès des établissements ou directement auprès des personnes concernées ;
• traitement relatif à l’authentification des personnes et de connexion : identifiants, adresses IP, logs, journaux techniques. Ces données sont collectées directement auprès des personnes concernées.

Durée de conservation

8.1. Données traitées en qualité de responsable de traitement

abonnement à la newsletter : Les données sont conservées tant que les inscrits n’ont pas manifesté leur intention de ne plus être inscrits aux emailings, newsletters ou aux évènements ;

traitement des demandes d’information : le temps de traiter la demande d’information + prescription légale ;

gestion des prestations : le temps de la prestation + prescription légale.

8.2. Données traitées en qualité de sous-traitant pour l’application Nyumba :

Les durées de conservations sont fixées par le responsable de traitement.

Personnels habilités

Seules les personnes habilitées et sous-traitants de Nyumba ou les clients de Nyumba en qualité de responsables de traitements et leur personnel habilité (établissements scolaires et/ou enseignants) ont accès aux données traitées ainsi que les autorités administratives et judiciaires habilitées, le cas échéant.

Transferts éventuels

Dans le cadre de l’exécution de ses prestations K-ZAM ne transfère pas de données en dehors de l’Union Européenne.

Hébergement des données

Les données sont hébergées sur des serveurs situés AWS Région France Paris et les sauvegardes situées au sein de l’Union Européenne.

Mesures sécurité : organisationnelles, informatiques

K-ZAM met en œuvre et maintiendra des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel traitées contre toute violation de la sécurité et pour préserver la confidentialité de ces données conformément à sa politique de sécurité des données. Il s’agit d’une obligation de moyens.

Exercice des droits des personnes

Les personnes concernées disposent d’un d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, d’opposition.

À tout moment, les demandes relatives au droit des personnes peuvent être adressées au délégué à la protection des données (DPO) :

Monsieur Julien PALAYODAN délégué à la protection des données

Email : julien@nyumba-app.com

Tél : 04.91.03.49.39

Adresse postale

K-ZAM

Application Nyumba
Informatique et Libertés

10-4 rue Léon Paulet

13008 Marseille

La demande doit contenir les informations suivantes :

• nom, prénom de la personne concernée ;
• indiquer le droit dont elle entend se prévaloir : droit d’accès, rectification, suppression, opposition, portabilité, effacement, limitation du traitement, le retrait de son consentement lequel entrera en vigueur au moment de sa réception ;
• copie d’une pièce d’identité afin de s’assurer de l’identité de la personne à l’initiative de la demande.

Le DPO répondra dans les meilleurs délais.

Tout dossier incomplet ne pourra être traité.

Notification de failles de sécurité

Toute faille de sécurité constatée doit être adressée à K-ZAM dans un délai de 48 heures maximum par mail à l’adresse à julien@nyumba-app.com

En cas de faille de notification, les informations suivantes seront demandées :

• la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, des catégories et du nombre approximatif de personnes concernées par la violation et des catégories et du nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
• du nom et des coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) le cas échéant, ou de tout contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
• les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
• les mesures correctives prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

K-ZAM fera ses meilleurs efforts pour collaborer en cas de faille de sécurité afin d’y remédier dans les meilleurs délais.

Saisie CNIL

Les saisies de la CNIL peuvent être effectuées à l’adresse suivante https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles

Registre traitements

Conformément à la règlementation en vigueur, les traitements de données personnelles mis en œuvre par Nyumba sont consignés au sein d’un registre des traitements conservés dans l’entreprise et mis à jour chaque année.

Modification des présentes

Les présentes pourront faire l’objet d’une actualisation. A ce titre, les personnes concernées sont invitées à prendre connaissance de la dernière version des présentes accessible sur le site internet nyumba-app.com .

Pour plus d’informations, nous vous invitons à prendre contact avec nous à l’adresse suivante : contact@nyumba-app.com